DelovitEvidenca delovnega časa: obrazec in vzorec za brezplačen prenos
Potrebujete obrazec za evidenco delovnega časa še danes in ne veste, katera polja mora vsebovati, da bo veljaven pred inšpekcijo. To se dogaja večini delodajalcev prvič takrat, ko na vrata potrka nadzornik ali ko novo zaposlite prvega delavca in ugotovite, da beležka v zvezku ne bo dovolj.
Spodaj najdete pripravljen obrazec za neposreden prenos, brez prijave ali e-poštnega naslova, in tabelo obveznih sestavin po zakonu, da preverite, ali obrazec, ki ga že uporabljate, sploh ustreza zahtevam.
Katera polja mora vsebovati evidenca delovnega časa
Evidenca o izrabi delovnega časa je urejena v 18. členu Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Spodnja tabela povzema obvezne sestavine iz veljavnega besedila zakona v razumljivi obliki.
| Podatek | Kaj vpisati |
|---|---|
| Ime in priimek delavca | Identifikacija za posamezen vnos |
| Datum | Vsak delovni dan posebej |
| Čas prihoda in odhoda | Ura začetka in konca dela |
| Skupno opravljene ure | Redne ure, z oznako, ali gre za polni ali krajši delovni čas |
| Nadurno delo | Ure opravljene nad rednim delovnim časom |
| Posebni pogoji dela | Nočno, nedeljsko, izmensko in praznično delo ločeno |
| Neenakomerno ali začasno prerazporejen delovni čas | Kadar razpored ur odstopa od običajnega tedenskega vzorca |
| Neopravljene ure z nadomestilom | Ločeno za nadomestilo v breme delodajalca, v breme drugih (na primer ZZZS) in brez nadomestila, z oznako vrste |
| Tekoči seštevek ur | Seštevek za teden, mesec ali leto z navedbo referenčnega obdobja |
Zakon ločeno ureja tudi evidenco o zaposlenih delavcih (EMŠO, davčna številka, pogodba o zaposlitvi), kar ni del obrazca za dnevno evidenco izrabe delovnega časa. Ta dva seznama podatkov se v praksi pogosto pomešata, kar potem obrazec po nepotrebnem podaljša.
Pred objavo oziroma uporabo obrazca vam priporočamo, da polja preverite še sami v čistopisu 18. člena ZEPDSV na pisrs.si, saj se zakonodaja s časom dopolnjuje in vaš primer lahko vključuje posebnosti, ki jih splošen obrazec ne zajame.
Brezplačen prenos: obrazec v Wordu in PDF
Obrazec je na voljo v dveh formatih, brez prijave in brez e-poštnega naslova:
Gov.si sicer ponuja svojo excel predlogo, mi pa smo dodali izpolnljiv Word obrazec s kratkimi navodili ob vsakem polju, tako da veste, kaj točno vpisati, ne le kam.
Kako obrazec pravilno izpolnjevati
Sam obrazec je le polovica zgodbe. Da evidenca drži pred inšpekcijo, mora biti:
- Sprotna: vnosi za nazaj so ena najpogostejših napak in jih inšpekcija hitro opazi.
- Popolna: vsako polje iz tabele zgoraj mora biti izpolnjeno za vsak delovni dan.
- Shranjena na pravem mestu: na sedežu podjetja ali na kraju, kjer delavec dejansko opravlja delo, in dovolj dolgo, saj gre za listino trajne vrednosti.
Kaj vas ob nepopolni ali manjkajoči evidenci dejansko čaka, smo natančno razložili v ločenem prispevku o kaznih ZEPDSV.
Kje se papirnat obrazec zlomi
Obrazec rešuje prvi problem, torej katera polja sploh potrebujete. Ne reši pa drugega, ki pride takoj zatem: ročno izpolnjevanje se z rastjo ekipe podre samo od sebe. Vnosi za nazaj se naberejo, odsotnosti se pozabi ločiti po vrsti nadomestila, tekoči seštevek ur pa nihče ne računa sproti, dokler ni prepozno.
Če že vodite evidenco v preglednici, je vodenje v Excel preglednici dober vmesni korak, dokler ekipa ostaja majhna. Ko pa obrazcev, popravkov in izjem postane preveč za en sam list, potrebujete digitalno evidenco delovnega časa, ki se izpolnjuje sama, namesto da jo vsak mesec znova sestavljate ročno.
Pogosta vprašanja
Ali moram uporabljati točno ta obrazec, ali lahko naredim svojega?
Obliko obrazca zakon ne predpisuje, predpisuje le, katere podatke mora vsebovati. Naš obrazec lahko torej prilagodite, dokler ohranite vsa obvezna polja iz tabele zgoraj.
Kako dolgo moram hraniti izpolnjene obrazce?
Evidenca šteje za listino trajne vrednosti, kar pomeni dolgoročno hrambo, ne le za tekoče leto. Ob prenehanju dejavnosti dokumentacijo prevzame pravni naslednik oziroma pristojni arhiv.
Ali evidenco potrebujem tudi, če imam samo enega zaposlenega ali sem s.p. z delavci?
Da. Zakon ne postavlja spodnje meje po številu zaposlenih, izjema velja le za poslovodne osebe, ki jim evidence ni treba voditi.
Kam vpišem uro prihoda, če delavec dela na terenu ali od doma?
Čas prihoda in odhoda vpišete enako kot pri delu na sedežu, evidenco pa lahko hranite tudi na kraju, kjer delavec dejansko opravlja delo, ne nujno na sedežu podjetja.
Ali moram evidenco voditi tudi za dijake in študente, ki delajo prek napotnice?
Kratek odgovor je, da gre za posebno ureditev, ki je vredna lastnega prispevka. Če vas zanima, kako se ZEPDSV nanaša na študentsko delo, si oglejte seznam vseh objav.
Namesto ročnega popravljanja
Obrazec spodaj rešite v petih minutah. Vprašanje, ki ostane, je, kako dolgo boste še ročno preverjali, ali je nekdo pozabil vpisati nadure ali odsotnost. Delovit ta del prevzame namesto vas, evidenca se vodi sproti, seštevki se računajo sami, izpis za delavca pa je pripravljen brez dodatnega dela na vaši strani.
Začnite brezplačen 14-dnevni preizkus Delovit
Brez kartice in brez zaveze. Ustvarite račun, dodajte ekipo in v 5 minutah žigosajte prvi prihod.
Začni brezplačno - 14 dni, brez karticeInformativno, ne pravni nasvet. Obvezne sestavine po 18. členu ZEPDSV; pred uporabo preverite čistopis na pisrs.si.