Kaj je evidenca o izrabi delovnega časa (in zakaj se ime ne ujema z evidenco zaposlenih)

Ime zveni birokratsko, a pomen je precej ožji, kot si večina delodajalcev predstavlja. Evidenca o izrabi delovnega časa ni papir o tem, koga zaposlujete. Je dnevni zapis o tem, kaj je vaš delavec dejansko počel z urami, ki jih je oddelal. Če ste mikro delodajalec, s.p. ali gostinec in ta izraz prvič berete v uradnem dopisu ali na inšpekcijskem obrazcu, je smiselno razumeti natanko, od kod prihaja in kaj mora vsebovati, preden ga poskusite izpolniti na pamet.

Izraz izhaja neposredno iz Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), ki po zadnji noveli določa dve ločeni vrsti evidenc: eno o zaposlenih delavcih in eno o izrabi delovnega časa. Zamenjujeta se pogosto, ker zvenita podobno, obveznosti pa so precej različne.

Zakaj se evidenca imenuje ravno tako in od kod izhaja

18. člen ZEPDSV določa, da mora delodajalec voditi dnevno evidenco o izrabi delovnega časa za vsakega delavca posebej. Izraz „izraba" tu ni naključen: zakon ne zahteva samo podatka, da je delavec prišel na delo, ampak natančen zapis, kako je bil njegov delovni čas dejansko porabljen, koliko ur rednega dela, koliko nadur, koliko ur v posebnih pogojih dela.

Gre torej za operativno, dnevno evidenco, ne za administrativni karton zaposlenega. To razliko si velja zapomniti, ker prav ta zmeda povzroči največ napak pri mikro delodajalcih, ki šele začenjajo urejati evidence.

Kaj mora evidenca o izrabi delovnega časa vsebovati

18. člen ZEPDSV našteva obvezne postavke, ki jih lahko za lažje razumevanje združimo v štiri sklope:

Identifikacija in čas. Ime in priimek delavca, datum ter čas prihoda in odhoda z dela.

Opravljene ure. Skupno število opravljenih ur pri polnem oziroma krajšem delovnem času, nadure ter neenakomerno prerazporejen delovni čas.

Posebni pogoji dela, evidentirani ločeno. Nočno delo, nedeljsko delo, izmensko delo in delo na dan praznika se ne smejo mešati z rednimi urami, zakon zahteva ločen zapis za vsako kategorijo.

Nadomestila in seštevki. Neopravljene ure z nadomestilom plače, ločeno glede na to, ali breme nosi delodajalec, drugi (na primer ZZZS) ali gre za neopravljene ure brez nadomestila, ter tekoči seštevek ur za tedensko, mesečno in letno referenčno obdobje.

To je skrajšan pregled polj. Za celotno tabelo z vsemi postavkami in brezplačen predlogo za prenos (Word in PDF) si oglejte obrazec za evidenco delovnega časa.

Razlika med evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o zaposlenih delavcih

Tu se zgodi največ napak. Evidenca o zaposlenih delavcih (13. člen ZEPDSV) je enkratni administrativni vpis ob nastopu zaposlitve: EMŠO, davčna številka, vrsta pogodbe o zaposlitvi, delovno mesto. Ti podatki niso del dnevne evidence o izrabi delovnega časa in jih ni treba beležiti vsak dan.

Evidenca o izrabi delovnega časa pa je nasprotno: dnevna, ponavljajoča se, vezana izključno na dejansko opravljeno delo. Delodajalec, ki v dnevno evidenco vpisuje EMŠO ali številko pogodbe namesto ur prihoda in odhoda, ima napačno tabelo, ne glede na to, kako natančno jo vodi.

Kdo mora voditi evidenco o izrabi delovnega časa

Zavezanec je delodajalec sam, torej podjetje ali s.p., pri katerem delavec dejansko opravlja delo. Ne študentski servis, ne zunanje računovodstvo. To izhaja iz 18. člena ZEPDSV, ki nalogo vpisovanja veže na delodajalca, in iz definicije delodajalca v 2. členu.

To velja tudi za dijake in študente, ki delajo prek napotnice. Zakon napotnice sicer ne omenja poimensko, obveznost pa izhaja iz širše definicije delavca v 2. členu ZEPDSV (oseba, ki na kateri koli pravni podlagi opravlja delo in je vključena v delovni proces delodajalca) ter iz pojasnila Ministrstva za delo, ki to obveznost za dijake in študente izrecno potrjuje. Za delodajalca to v praksi pomeni, da napotnica ne razbremeni vodenja dnevne evidence, obveznost ostane enaka kot pri rednem delavcu.

Hramba evidence

Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani kot listina trajne vrednosti, ne glede na to, ali je vodena ročno, v preglednici ali v digitalnem orodju. Inšpekcija dela lahko zahteva vpogled tudi za pretekla obdobja, zato improvizirana rešitev, ki je ni mogoče hitro najti ali izvoziti, dolgoročno ni dobra izbira.

Kje se ročno vodenje zlomi

Polja iz 18. člena je mogoče prepisati v Excel v desetih minutah, to smo pokazali v postu o vodenju evidence v Excelu. Problem ni prvi zapis, ampak vzdrževanje skozi mesece.

Najtežji del pri tem konkretnem izrazu je ločeno beleženje nadomestil. Zakon zahteva, da neopravljene ure z nadomestilom niso samo zabeležene, ampak razdeljene po tem, kdo nosi breme: delodajalec, ZZZS ali brez nadomestila. V ročni preglednici to pomeni dodatne stolpce, ki jih je treba ročno posodabljati za vsakega delavca in vsak mesec posebej, ob tem pa še sproti seštevati ure za tedensko, mesečno in letno referenčno obdobje. Ena pozabljena vrstica ali napačno razporejena ura pomeni neusklajen seštevek, ki ga na koncu meseca nihče več ne opazi, dokler ga ne opazi inšpektor. Za razpon glob, ki grozijo pri neusklajeni ali manjkajoči evidenci, si oglejte pregled kazni po ZEPDSV.

Digitalna evidenca o izrabi delovnega časa, ki polja izpolnjuje sama, ločeno po nočnem, nedeljskem, izmenskem in prazničnem delu, s samodejnim seštevkom po tednu in mesecu, to ločevanje naredi ob vsakem vnosu, ne enkrat na mesec pri zapiranju preglednice. To je razlika med tabelo, ki jo popravljate, in tabelo, ki je vedno usklajena. Če želite videti, kako je to videti v praksi, si oglejte evidenco o izrabi delovnega časa v Delovitu.

V manj kot desetih minutah nastavite evidenco za vso ekipo.

Pogosta vprašanja

Zaključek

Evidenca o izrabi delovnega časa je ožji, dnevni del vaših obveznosti po ZEPDSV, ločen od podatkov o zaposlitvi in vezan izključno na to, kako je delavec dejansko porabil svoje ure. Ko so polja jasna, je vprašanje samo še, kako jih vzdrževati brez ročnega popravljanja vsak mesec.

Preizkusite Delovit brezplačno, 14 dni brez kartice in preverite, ali digitalna evidenca res prihrani toliko časa, kot obljublja.