Kazni ZEPDSV: kdo mora voditi evidenco delovnega časa in kako se izogniti globi

Poletna sezona pomeni povečano aktivnost za Inšpektorat RS za delo. IRSD v poletnih mesecih sistematično povečuje število nadzorov, statistika pa govori sama zase: skupne globe so v prvih devetih mesecih leta 2025 dosegle okoli 3 milijone €, v letu 2024 pa je bilo zabeleženih več kot 1.000 kršitev na področju evidenc delovnega časa.

Lestvica glob po ZEPDSV

Najprej poglejte, koliko dejansko tvegate:

Escalation logika: pri ponavljajočih ali hujših kršitvah inšpektorji ne posegajo po minimumu. Delodajalec, ki je bil že sankcioniran in evidence ni uredil, ob naslednjem nadzoru prejme globo bliže maksimumu.

Zakaj globe naraščajo?

IRSD izvaja nenapovedane nadzore in kršitve so takoj vidne:

• Digitalizacija nadzora omogoča hitrejše odkrivanje neskladij med prijavljenimi urami in dejanskim stanjem.
• Povratniki se kaznujejo strožje – že opozorjen delodajalec brez urejene evidence dobi globo bliže maksimumu.
• Sezonski delavci so pogosto prezrti – s.p.-ji ne vodijo evidence za dijake in študente, kar sodi med najpogostejše kršitve.

Kako poteka inšpekcijski pregled?

Inšpektor pride brez najave in takoj zahteva dostop do evidence za tekoče in preteklo obdobje. Dostop mora biti takojšen. Če evidence ni ali je nepopolna, je to samo po sebi razlog za globo.

Najpogostejši razlogi za globo

• Zanemarjeno vodenje – evidence se sploh ne vodi.
• Retroaktivno izpolnjevanje – vnosi se napišejo nazaj ob sumu inšpekcije; inšpektorji to prepoznajo.
• Nepopolni vnosi – manjkajo ure začetka, konca ali odmori.
• Ni hrambe – ZEPDSV zahteva hrambo evidence.
• Dijaki in študenti – napačno sklepanje, da zanje obveznost ne velja. Velja.

Kako se izognete globi

Štiri točke pokrijejo večino tveganj:

1. Beležite sproti, ne retroaktivno.
2. Pokrijte vse delavce, vključno z dijaki in študenti.
3. Hranite evidence za zakonsko določeno obdobje.
4. Zagotovite sledljivost – sistem beleži, kdaj je bil vnos narejen.

Zakaj Excel pogosto ne zadošča za vse te zahteve, je razloženo v članku Evidenca delovnega časa v Excelu: kdaj zadošča in kdaj ne.

Delovit je zasnovan točno za te zahteve: evidenca je vedno ažurna, vsak vnos dobi žig časa, pokrita je celotna ekipa.

Pogosta vprašanja

Zaključek

Evidenca ni papirologija, je zaščita pred globo. Ko inšpektor potrka, ni časa za urejanje. Preizkusite Delovit brezplačno in imejte red ves čas.