Evidenca delovnega časa v Excelu: zakaj pogosto ni dovolj (+ brezplačen vzorec)

Poletje pomeni sezonske zaposlitve, dijake na napotnicah in vprašanje, ki ga vsak mikro delodajalec postavi vsaj enkrat: „Kje pa sploh vodim evidenco za tega delavca?"

Excel je logična prva izbira. Imate ga, znate ga, nič ne stane. In za eno ali dve osebi res deluje, a le, če ga uporabljate prav. Zakon ima namreč posebnost, ki marsikaterega delodajalca preseneti šele, ko potrka inšpektor.

Kaj zakon zahteva - evidenca delovnega časa po novem

Po 18. členu ZEPDSV mora delodajalec za vsakega delavca dnevno beležiti:

• uro prihoda na delo,
• uro odhoda z dela,
• odmor med delovnim časom,
• skupno število opravljenih ur.

Ključna beseda je delodajalec. Ne študentski servis, ne računovodstvo, vi. Ta obveznost velja enako za dijaka na napotnici kot za redno zaposlenega. 2. člen zakona evidenco delovnega časa uvršča med temeljne evidence s področja dela, po zadnji noveli ZEPDSV pa so zahteve postale natančnejše, nadzor pa strožji.

Najpogostejša zmota: „Mislil sem, da to dela servis." Servis ureja napotnico in obračun, evidenco delovnega časa pa zakon nalaga vam, delodajalcu.

Zakaj evidenca delovnega časa v Excelu pogosto ne prestane inšpekcije

Excel ni napačna izbira sam po sebi. Napačna je raba, ki jo vidimo pri večini malih podjetij in s.p.-jev.

Vnosi za nazaj

Zakon zahteva sprotno beleženje, ne rekonstrukcijo ob koncu tedna ali meseca. Inšpektor bo pogledal, kdaj ste datoteko nazadnje urejali. Če se datumi v celicah in datum zadnje spremembe ne ujemata, je to rdeča zastavica.

Spremenljivi zapisi brez sledi

Excel ne beleži, kdo je kaj spremenil in kdaj. Evidenca delovnega časa mora biti zanesljiva in sledljiva. V navadni Excel tabeli tega ne morete zagotoviti, ne da bi aktivirali posebno zaščito celic ali vodili verzije ročno, kar večina ne počne.

Ročne napake in vrzeli

Pozabljeni vnos, napačna formula, narobe vpisan datum, pri majhnem podjetju se to zgodi. Inšpektorat za delo ne kaznuje posamezne napake, temveč sistemsko nezanesljivost. Evidenca z vrzelmi ali nedoslednimi vnosi ne vzdrži pregleda, tudi če so ure dejansko bile opravljene.

To ne pomeni, da Excel nikoli ne zadošča. Pomeni, da morate biti dosledno natančni vsak dan, za vsakega zaposlenega posebej.

Brezplačen vzorec - evidenca delovnega časa Excel tabela

Spodaj najdete brezplačen .xlsx vzorec za evidenco delovnega časa. Vsebuje vse, kar zahteva 18. člen ZEPDSV:

Kdaj vzorec zadostuje: imate 1-2 zaposlena, ste sami odgovorni za dnevne vnose in ob koncu meseca datoteko shranite v nespremenljivi obliki (npr. izvozite v PDF). V tem primeru je evidenca delovnega časa obrazec v Excelu povsem zakonita rešitev.

Kdaj Excel ni dovolj - in kaj storiti namesto tega

Za podjetja z več zaposlenimi, sezonskimi dijaki in izmenami Excel postane tvegan:

• Več kot 2 zaposlena – vrzeli se pomnožijo, dosledno beleženje postane zamudno.
• Izmene in sezonski delavci – sledenje postane zapleteno, napake verjetnejše.
• Hramba – 23. člen ZEPDSV določa obveznost hrambe evidenc. Excel datoteke se izgubijo, prepišejo, pokvarijo.
• Globe od 300 do 8.000 € za delodajalca posameznika, ki evidenc nima urejenih, in od 3.000 do 20.000 € za pravno osebo. Več o tem: kazni ZEPDSV in kako se jim izogniti.

Rešitev, ki jo vse pogosteje izberejo mikro delodajalci: orodje, ki beleži čas samodejno, hrani podatke varno in jih v sekundi izvozi v PDF ali Excel za inšpekcijo.

Delovit je bil zasnovan točno za ta scenarij: mikro podjetje, s.p., gostinec, ki poleti zaposluje dijaka ali dva in ne želi skrbeti za inšpekcijo.

Pogosto zastavljena vprašanja

Excel vzorec je dober začetek. Ko pa pride poletna sezona, napotnice in izmene, je dosledno ročno beleženje tisto, ki ga podjetja najpogosteje zamudijo.

Delovit poskrbi, da evidenca nastaja sproti in samodejno, in da ste vedno pripravljeni na inšpekcijo.